Đi thực tập bị coi như người vô hình cách tạo sự hiện diện chuyên nghiệp

Vượt qua ba vòng phỏng vấn gắt gao để nhận được thông báo trúng tuyển thực tập tại một doanh nghiệp lớn, bạn háo hức chuẩn bị cho ngày đầu tiên đi làm với chiếc áo sơ mi là phẳng phiu và cuốn sổ tay mới tinh. Bạn hình dung mình sẽ được tham gia vào các dự án thú vị, được các anh chị đi trước chỉ dạy tận tình và nhanh chóng học hỏi những kỹ năng làm nghề thực tế.

Thế nhưng, thực tế nơi công sở hoàn toàn khác xa với những bức ảnh lung linh trên mạng xã hội. Sau màn chào hỏi ngắn ngủi kéo dài chưa đầy hai phút vào buổi sáng đầu tiên, người hướng dẫn đưa cho bạn một tập tài liệu nội bộ dày cộp bảo ngồi đọc, rồi quay lại với guồng quay công việc bận rộn của họ. Những ngày sau đó, bạn thấy mình như biến thành một bóng ma vô hình trong phòng làm việc.

Suốt tám tiếng mỗi ngày, bạn ngồi lặng lẽ ở một góc bàn xa nhất, mắt nhìn vào màn hình máy tính nhưng lòng ngập tràn cảm giác thừa thãi và lạc lõng. Các anh chị trong phòng ai cũng cắm đầu vào máy tính gõ phím liên hồi, thỉnh thoảng trao đổi nhanh những thuật ngữ công việc mà bạn nghe không hiểu gì. Không ai giao việc cho bạn, không ai bắt chuyện với bạn, và đến giờ ăn trưa, mọi người rủ nhau đi ăn thành từng nhóm nhỏ bỏ quên bạn lại một mình.

Cảm giác thừa thãi của thực tập sinh trong góc văn phòng

Cảm giác bị coi như người vô hình là một trải nghiệm tâm lý gây tổn thương rất lớn cho những bạn sinh viên lần đầu bước chân ra khỏi cánh cổng trường đại học. Khi không có việc gì để làm, thời gian trôi qua chậm chạp đến mức phát sợ. Bạn cứ mở hết trang báo này đến trang tin khác, lướt mạng xã hội rồi lại tắt đi vì sợ người xung quanh nhìn thấy sẽ đánh giá mình là kẻ lười biếng. Mỗi lần có ai đó đi ngang qua chỗ ngồi, bạn lại giật mình vờ bấm chuột gõ phím như thể mình đang bận rộn lắm.

Nhiều bạn trẻ rơi vào trạng thái bế tắc: Muốn hỏi xin việc để làm nhưng thấy ai cũng đang cau mày căng thẳng nên không dám mở lời vì sợ làm phiền. Ngồi im thì bức bối và tự trách bản thân bất tài, tự hỏi tại sao công ty lại tuyển mình vào đây để rồi bỏ mặc mình như một món đồ thừa. Sau hai tuần trôi qua trong vô nghĩa, sự háo hức ban đầu hoàn toàn biến mất, nhường chỗ cho nỗi thất vọng và cảm giác chán chường muốn bỏ cuộc.

Sự vô hình này nếu kéo dài sẽ khiến bạn đánh mất toàn bộ cơ hội học hỏi quý giá của kỳ thực tập. Bạn sẽ kết thúc ba tháng thực tập với một bản báo cáo sao chép từ tài liệu trên mạng, một chữ ký đóng dấu xác nhận chiếu lệ của phòng nhân sự, và một sự tự ti nặng nề khi bước vào những đợt tuyển dụng chính thức sau này.

Nhưng bạn cần hiểu rằng người ta không cố tình cô lập hay ghét bỏ bạn. Họ chỉ đang quá bận rộn với những mục tiêu doanh số và thời hạn dự án của riêng họ, và họ chưa nhìn thấy lý do tại sao họ phải bỏ thời gian ra để hướng dẫn một người mới chưa chứng minh được sự hữu ích.

Bản chất tâm lý học của sự sợ hãi và chiếc bẫy chờ người khác sai việc

Thói quen ngồi im một chỗ chờ người khác giao việc của sinh viên thực tập thực chất không bắt đầu từ ngày bạn bước chân vào công ty. Nó bắt đầu từ mười sáu năm bạn ngồi trên ghế nhà trường phổ thông, nơi bạn đã quen với việc thầy cô bước vào lớp, mở giáo án ra và bảo bạn phải làm bài tập nào. Bạn được rèn luyện để trở thành một người tiếp nhận nhiệm vụ bị động, thay vì một người chủ động quan sát và tìm kiếm việc để làm.

Khi bước vào môi trường doanh nghiệp, sự chuyển giao từ cơ chế trường học sang cơ chế thị trường diễn ra quá đột ngột khiến bạn bị tê liệt nhận thức. Bạn mang theo nỗi sợ bị đánh giá tiêu cực và tâm lý sợ người khác thấy mình chưa đủ giỏi: Bạn sợ rằng nếu mình chủ động lên tiếng hỏi, người khác sẽ thấy mình dốt nát. Bạn sợ rằng nếu mình nhận làm một việc mới mà làm sai, bạn sẽ bị sếp mắng mỏ và bị đuổi việc. Chính nỗi sợ sai ấy đã trói chặt bạn vào chiếc ghế và biến bạn thành người vô hình.

Về phía những người đi trước trong văn phòng, họ cũng có những rào cản tâm lý của riêng mình. Hướng dẫn một thực tập sinh mới toanh đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức: Phải giải thích quy trình, phải cấp quyền tài khoản, phải đọc và sửa lỗi từng dòng báo cáo. Với một nhân viên đang quá tải công việc, tự mình làm lấy một việc quen thuộc thường nhanh hơn gấp ba lần so với việc ngồi chỉ dạy cho một bạn sinh viên chưa có kinh nghiệm.

Chiếc bẫy lớn nhất của bạn là chờ đợi sự hoàn hảo và chờ đợi một lời mời ân cần từ người khác. Nhưng trong một tập thể bận rộn, không ai có nghĩa vụ phải đi tìm hiểu xem bạn có tài năng gì nếu bạn không tự mình thể hiện sự sẵn sàng qua những hành động cụ thể.

Lăng kính quản trị về chi phí kèm cặp và cách tạo giá trị gia tăng

Trong góc nhìn quản trị nhân sự hiện đại, một thực tập sinh ban đầu luôn là một khoản chi phí về mặt thời gian của nhóm làm việc. Để biến khoản chi phí đó thành một khoản đầu tư sinh lời, người quản lý cần thấy được hai điều cốt lõi: Tinh thần chủ động giảm bớt gánh nặng cho tập thể, và thái độ cẩn trọng trong từng chi tiết nhỏ.

Bạn không thể đòi hỏi sếp giao cho bạn làm kế hoạch chiến lược hay viết nội dung cho chiến dịch quảng cáo tiền tỷ ngay trong tuần đầu tiên. Uy tín nghề nghiệp không được xây dựng bằng những lời tuyên bố đao to búa lớn, mà được tích lũy từng chút một qua những công việc sự vụ tưởng chừng như tầm thường.

Một bạn thực tập sinh biết chủ động dọn dẹp lại thư mục tài liệu dùng chung đang bừa bộn, biết kiểm tra và sửa lỗi chính tả trong bản trình chiếu trước cuộc họp, hay biết chuẩn bị sẵn sổ tay ghi chép lại đầy đủ các đầu việc sau buổi thảo luận sẽ lập tức tạo được ấn tượng khác biệt hoàn toàn so với một người chỉ biết ngồi lướt điện thoại chờ hết giờ.

Giá trị gia tăng thời thực tập nằm ở sự nhạy bén quan sát những điểm nghẽn vụn vặt xung quanh. Khi bạn chứng minh được rằng bạn làm những việc nhỏ nhất với sự cẩn thận và trách nhiệm cao nhất, các anh chị đi trước sẽ bắt đầu cảm thấy yên tâm và sẵn sàng chuyển giao cho bạn những phần việc quan trọng hơn.

Bốn bước hành động để từ người vô hình trở thành nhân tố đáng tin cậy

Để phá tan lớp băng vô hình và khẳng định sự hiện diện tích cực của mình, bạn hãy áp dụng ngay bốn bước thực tế sau:

Bước 1: Chào hỏi chủ động và quan sát nhịp sinh hoạt của cả nhóm.
Mỗi buổi sáng đến văn phòng, hãy ngẩng cao đầu, mỉm cười và chào hỏi rõ ràng mọi người trong phòng thay vì cúi gằm mặt đi thẳng về góc bàn của mình. Quan sát xem các anh chị thường bận rộn nhất vào khung giờ nào và thường rảnh tay vào lúc nào. Những khoảng thời gian giải lao mười phút uống nước hay chuẩn bị đi ăn trưa chính là cơ hội vàng để bạn tiếp cận, giới thiệu bản thân và mở đầu những cuộc trò chuyện gần gũi.

Bước 2: Đề xuất công việc cụ thể thay vì hỏi chung chung.
Tuyệt đối tránh câu hỏi vu vơ như: “Anh chị có việc gì cho em làm không ạ?”. Câu hỏi này bắt người khác phải mất công suy nghĩ và phân công nhiệm vụ cho bạn. Thay vào đó, hãy quan sát và đưa ra đề xuất cụ thể gắn liền với giải pháp: “Em thấy danh sách khách hàng tuần này chưa được chuẩn hóa số điện thoại, anh cho phép em làm sạch file dữ liệu này giúp anh nhé?” hoặc “Chiều nay nhóm mình có buổi họp, em xin phép vào ngồi nghe và ghi chép lại biên bản họp để gửi lại cả nhóm được không chị?”. Khi bạn đưa ra một đề nghị rõ ràng và giúp người khác bớt việc, không ai từ chối sự giúp đỡ của bạn.

Bước 3: Ghi chép cẩn thận và thực hiện nguyên tắc không hỏi lại lần hai.
Mỗi khi được người đi trước hướng dẫn bất kỳ thao tác nào, dù là cách photo tài liệu hai mặt hay cách đặt tên file theo chuẩn công ty, hãy luôn cầm sẵn sổ tay và bút để ghi chép lại từng bước. Tự mình thực hành ngay sau đó và đọc lại ghi chú khi gặp vướng mắc. Việc bạn không bao giờ phải hỏi lại cùng một câu hỏi đã được chỉ dạy sẽ khiến đồng nghiệp đánh giá bạn là một người cực kỳ thông minh, chú tâm và có tính kỷ luật cao.

Bước 4: Báo cáo tiến độ chủ động trước khi bị hỏi.
Khi nhận bất kỳ công việc nào, dù nhỏ đến đâu, hãy luôn xác nhận rõ thời hạn hoàn thành. Nếu hoàn thành sớm, hãy gửi ngay kết quả kèm một tóm tắt ngắn gọn những điểm chính bạn đã làm. Nếu gặp khó khăn có nguy cơ trễ hạn, hãy chủ động lên tiếng báo cáo trước ít nhất ba tiếng kèm theo phương án bạn dự định xử lý để xin ý kiến đóng góp. Tác phong làm việc khép kín và có trách nhiệm này sẽ biến bạn từ một người vô hình trở thành một nhân tố sáng giá có cơ hội được giữ lại làm nhân viên chính thức sau kỳ thực tập.

Thử thách 15 phút hôm nay: Hãy mở sổ tay ra, ghi lại 3 việc vụn vặt trong phòng làm việc mà bạn có thể chủ động hỗ trợ vào sáng mai, và chuẩn bị sẵn một câu chào hỏi tự tin trước gương.

---

“Người thụ động ngồi chờ người khác mang cơ hội đến. Người chủ động bắt đầu từ những việc nhỏ bé nhất để chứng minh mình xứng đáng với những trọng trách lớn lao.”

Mời bạn cùng đọc thêm bài viết Hết 2 tháng thử việc nghệ thuật chủ động hỏi về hợp đồng để trang bị sự tự tin và bản lĩnh đàm phán quyền lợi đàng hoàng nơi công sở.

---