Trên mạng xã hội, người ta không ngừng rao giảng về khái niệm làm việc thông minh thay vì chăm chỉ cày cuốc. Những khẩu hiệu hào nhoáng như chỉ cần làm việc 4 tiếng mỗi ngày, để trí tuệ nhân tạo làm hết mọi thứ khiến không ít bạn trẻ mới bước vào môi trường làm việc tin rằng việc hoàn thành nhanh chóng bằng mọi giá chính là đỉnh cao của năng suất. Bạn copy một câu lệnh có sẵn, dán vào phần mềm, nhận về kết quả trong ba giây rồi vội vã chuyển tiếp cho cấp trên mà chưa từng đọc kỹ lại dù chỉ một dòng. Bạn tự hào rằng mình đã tiết kiệm được nửa ngày làm việc, trong khi đồng nghiệp cùng phòng vẫn đang miệt mài đối chiếu từng số liệu trong bảng tính.
Thế nhưng, sự thật nơi công sở thường phũ phàng hơn những video chia sẻ mẹo vặt rất nhiều. Khi bản báo cáo của bạn được mở ra trong cuộc họp, các con số mâu thuẫn nhau, tên khách hàng bị viết sai chính tả và những nhận định ngô nghê chưa qua kiểm chứng lập tức bị phơi bày. Cấp trên nhíu mày, khách hàng tỏ thái độ không hài lòng, còn bạn thì lúng túng biện minh rằng mình đã dùng công cụ hiện đại nhất để hoàn thành trước thời hạn. Khoảnh khắc ấy, sự thông minh mà bạn huyễn hoặc bỗng chốc trở thành bằng chứng cho sự cẩu thả và thiếu tôn trọng công việc.
Ranh giới giữa việc tối ưu hóa quy trình và thói quen làm ẩu vô trách nhiệm thực ra rất mỏng manh. Nếu bạn không tỉnh táo nhìn nhận, bạn sẽ rất dễ biến một kỹ năng đáng khen ngợi thành một thói xấu hủy hoại uy tín nghề nghiệp của chính mình.
Ảo tưởng về sự thông minh và chiếc bẫy làm tắt đón đầu
Nhiều người trẻ ngày nay bước vào văn phòng với một tâm lý nôn nóng muốn chứng tỏ bản thân. Bạn sợ bị xem là chậm chạp, sợ bị đánh giá là cổ hủ nếu phải ngồi làm từng bước thủ công. Mỗi khi được giao một nhiệm vụ, phản xạ đầu tiên của bạn không phải là đọc kỹ yêu cầu để hiểu rõ mục đích cốt lõi, mà là vội vã tìm kiếm đường tắt để làm xong nhanh nhất có thể.
Việc tìm kiếm công cụ để rút ngắn thời gian là một nhu cầu hoàn toàn chính đáng. Tuy nhiên, chiếc bẫy xuất hiện khi bạn nhầm lẫn giữa phương tiện và mục đích. Bạn nghĩ rằng hoàn thành xong sớm là mục tiêu cao nhất, mà quên mất rằng giá trị của một công việc nằm ở độ chính xác và sự hữu ích mà nó mang lại. Khi bạn giao cho sếp một tập tài liệu dài 20 trang chỉ sau 30 phút nhưng bên trong chứa đầy thông tin rác chưa được biên tập, bạn không hề giúp ích cho tổ chức, mà chỉ đang đẩy gánh nặng rà soát và sửa lỗi sang cho người khác.
Sự lười biếng tinh vi thường đội lốt dưới những danh từ rất kêu. Bạn lười tư duy sâu, lười kiểm tra lại những chi tiết nhỏ nhặt, lười đặt mình vào vị trí của người sử dụng kết quả công việc. Bạn tự an ủi rằng người thông minh thì không cần tỉ mỉ, rằng tiểu tiết là chuyện của những người thiếu sáng tạo. Đó chính là khởi đầu của sự tụt dốc về năng lực làm nghề.
Khi một nhân sự mới làm việc với tâm thế hời hợt như vậy, đồng nghiệp xung quanh sẽ nhanh chóng nhận ra. Ban đầu, họ có thể nhẹ nhàng nhắc nhở. Nhưng sau vài lần phải đi dọn dẹp hậu quả do những sai sót ngớ ngẩn bạn để lại, họ sẽ mất dần niềm tin. Bạn sẽ không còn được giao những dự án quan trọng, và tiếng tăm về một người làm ẩu sẽ đi theo bạn suốt những năm tháng làm việc sau này.
Bản chất tâm lý của thói quen đốt cháy giai đoạn
Nếu nhìn sâu vào tâm lý con người, thói quen làm ẩu không đơn thuần là sự thiếu cẩn thận, mà bắt nguồn từ một nỗi sợ vô thức: Nỗi sợ sự nhàm chán và nỗi sợ phải đối diện với sự kiên nhẫn. Chúng ta đang sống trong một thời đại mà mọi thứ đều có thể nhận được ngay lập tức sau một cú chạm màn hình. Thức ăn được giao trong 20 phút, video chỉ dài 15 giây, tin nhắn được phản hồi trong tích tắc. Quen với nhịp sống vội vã đó, bạn cảm thấy bồn chồn và bức bối khi phải ngồi yên hàng giờ đồng hồ để đọc một tài liệu dày cộm hay kiểm tra từng công thức tính toán.
Cội nguồn tâm lý của thói quen này thường bắt đầu từ những năm tháng còn ngồi trên ghế nhà trường. Khi còn đi học, bạn có thể chỉ cần ôn thi trước ngày thi vài tiếng bằng các tập đề cương tóm tắt mà vẫn đạt điểm số khá. Bạn quen với việc dùng mẹo vặt để vượt qua các kỳ thi, và bạn mang nguyên thói quen cũ đó vào môi trường làm việc thực tế. Nhưng trường đời không vận hành như một phòng thi trắc nghiệm. Ở công sở, không ai chấm điểm dựa trên việc bạn học thuộc bài nhanh thế nào, mà người ta đánh giá dựa trên việc sản phẩm bạn làm ra có vận hành được trong thực tế hay không.
Một cơ chế tâm lý khác là sự ảo tưởng về năng lực kiểm soát. Khi bạn bấm một nút và thấy một kết quả xuất hiện kỳ diệu trên màn hình, bạn dễ lầm tưởng rằng mình đã làm chủ được toàn bộ quy trình đó. Bạn không hề biết rằng đằng sau một kết quả tự động là hàng nghìn trường hợp ngoại lệ mà máy móc không thể lường trước. Chỉ có sự cẩn trọng và phán đoán của con người mới có thể phát hiện ra những điểm bất hợp lý.
Khi bạn bỏ qua bước kiểm chứng, bạn đang đặt sự nghiệp của mình vào tay may rủi. Bạn hy vọng rằng sếp sẽ không nhận ra lỗi, hoặc đồng nghiệp sẽ tự sửa giúp mình. Sự phụ thuộc thụ động này dần dà làm mai một năng lực phân tích độc lập và khả năng chịu trách nhiệm của bạn.
Tư duy quản trị sòng phẳng về tối ưu hóa thực chất
Một người làm quản trị có kinh nghiệm luôn đánh giá rất cao những nhân sự biết tối ưu hóa quy trình. Nhưng họ phân biệt rất rạch ròi giữa một sáng kiến thông minh và một hành động làm tắt cẩu thả. Tối ưu hóa thực chất phải thỏa mãn ba nguyên tắc cơ bản: Đảm bảo chất lượng đầu ra, tiết kiệm chi phí vận hành cho cả tập thể và có quy trình kiểm chứng sai số rõ ràng.
Nếu bạn rút ngắn thời gian làm việc từ năm tiếng xuống còn một tiếng, nhưng chất lượng công việc bị giảm đi phân nửa, hoặc khiến đồng nghiệp phải bỏ thêm hai tiếng để đi giải trình lỗi sai với khách hàng, thì đó là sự phá hoại hiệu suất chung chứ không phải là tiết kiệm. Người làm việc thông minh thực sự là người biết dùng công nghệ để giải phóng mình khỏi những thao tác lặp lại vô nghĩa, dành trọn vẹn thời gian và năng lượng quý báu đó cho việc đào sâu suy nghĩ, kiểm định tính chính xác và nâng cao trải nghiệm của người dùng.
Tối ưu hóa đòi hỏi sự hiểu biết tường tận về bản chất công việc trước khi nghĩ đến chuyện tự động hóa nó. Bạn không thể tối ưu một quy trình mà chính bạn còn chưa nắm rõ từng bước thủ công vận hành ra sao. Giống như một người đầu bếp phải thành thạo kỹ năng dùng dao cơ bản trước khi sử dụng máy thái thịt tự động, một người làm nghề vững vàng phải hiểu rõ logic của từng con số trước khi giao phó nó cho các thuật toán.
Sự tôn trọng nghề nghiệp thể hiện ở chỗ: Bạn coi kết quả công việc là danh dự cá nhân. Cho dù bạn làm thủ công hay áp dụng công nghệ tối tân, sản phẩm cuối cùng khi đưa đến tay người khác phải là một sản phẩm hoàn chỉnh, sạch sẽ và đáng tin cậy.
Bốn bước rèn luyện thói quen làm việc thông minh và vững chắc
Để biến mong muốn làm việc thông minh thành một lợi thế thực tế mà không bao giờ rơi vào cái bẫy của sự ẩu tả, bạn có thể rèn luyện theo bốn bước hành động cụ thể sau:
Bước thứ nhất là làm chủ thủ công trước khi tự động hóa. Khi tiếp nhận một công việc mới, hãy kiên nhẫn làm theo đúng quy trình chuẩn ít nhất hai đến ba lần bằng chính sức mình. Đừng vội vàng tìm kiếm công cụ để làm tắt ngay từ ngày đầu tiên. Việc tự tay làm từng bước sẽ giúp bạn hiểu rõ logic vận hành, nhận ra đâu là những nút thắt cổ chai thực sự và đâu là những rủi ro tiềm ẩn mà máy móc có thể bỏ sót. Chỉ khi bạn đã hiểu sâu bản chất, những cải tiến của bạn mới thực sự chuẩn xác.
Bước thứ hai là luôn duy trì nguyên tắc kiểm chứng độc lập. Mỗi khi sử dụng bất kỳ công cụ hỗ trợ tự động nào, hãy luôn dành ra 20% tổng thời gian cho bước nghiệm thu chất lượng. Tự đặt cho mình những câu hỏi phản biện: Con số này có hợp lý với thực tế kinh doanh không? Bố cục này người đọc có dễ hiểu không? Có chi tiết nào bị bỏ sót hay hiểu sai ngữ cảnh không? Hãy tập thói quen đọc lại toàn bộ văn bản từ góc nhìn của người nhận khó tính nhất.
Bước thứ ba là công khai giải pháp và quy trình thực hiện. Người làm việc thông minh chân chính không bao giờ giấu giếm cách làm để trục lợi cá nhân. Nếu bạn tìm ra một phương pháp hay một công cụ giúp công việc nhanh hơn gấp đôi, hãy chia sẻ nó một cách minh bạch với cả nhóm kèm theo những lưu ý về sai số. Sự cởi mở này vừa giúp cả tập thể nâng cao hiệu suất, vừa giúp bạn nhận được những góp ý giá trị từ những người đi trước để hoàn thiện giải pháp của mình.
Bước thứ tư là chịu trách nhiệm 100% về kết quả cuối cùng. Bất kể bạn sử dụng công cụ nào để hỗ trợ, khi bạn đã gửi đi bản báo cáo, tên của bạn chính là con dấu bảo chứng cho chất lượng của nó. Tuyệt đối không bao giờ đổ lỗi cho công nghệ hay phần mềm mỗi khi có sự cố xảy ra. Bản lĩnh dám nhận trách nhiệm và nhanh chóng khắc phục sai sót sẽ biến bạn thành một nhân sự đáng tin cậy trong mắt mọi người xung quanh.
“Làm việc thông minh không phải là tìm cách trốn việc, mà là dọn dẹp những việc thừa thãi để dồn toàn bộ tâm trí vào việc tạo ra giá trị thật.”
Góc Nhìn Phản Tư Từ Gnolirt
Bạn có đang dùng sự bận rộn hay những mẹo vặt công nghệ để trốn chạy cảm giác bất an trong lòng? Mời bạn đọc thêm bài phản tư Chiếc bẫy thượng đẳng tri thức khi đọc nhiều sách khiến mình trở nên khó gần để nhìn lại cái tôi và giữ được sự khiêm nhường học tập.