Có một kịch bản rất quen thuộc thường xảy ra với những người trẻ có chút tháo vát khi mới bước chân vào chốn công sở: bạn là người nhanh nhẹn, ham học hỏi và việc gì bạn cũng biết làm một chút.
Bạn biết chỉnh sửa vài công thức tính toán phức tạp trong bảng tính. Bạn biết dùng phần mềm thiết kế để làm một tấm thiệp chúc mừng sinh nhật cho đồng nghiệp. Bạn biết cách nối dây máy chiếu khi phòng họp gặp sự cố, và bạn cũng có thể dịch nhanh một đoạn văn bản tiếng nước ngoài.
Ban đầu, bạn cảm thấy rất vui vẻ và tự hào vì mình có thể giúp đỡ mọi người xung quanh. Bạn nghĩ rằng sự tháo vát và nhiệt tình của mình sẽ là một điểm cộng lớn trong mắt đồng nghiệp và cấp trên. Thế nhưng, chỉ sau vài tháng, một bi kịch âm thầm bắt đầu lộ diện: hễ trong phòng có bất kỳ việc lặt vặt không tên nào phát sinh, người đầu tiên được gọi tên luôn luôn là bạn.
Bạn biến thành một chiếc máy giải quyết việc sự vụ miễn phí cho cả tập thể, trong khi công việc chuyên môn chính của bạn bị đẩy xuống hàng thứ yếu.
Chiếc bẫy người đa năng và một ngày làm việc vụn vặt
Hãy quan sát một ngày làm việc điển hình của một người đa năng nơi công sở. Tám giờ ba mươi sáng, bạn ngồi vào bàn làm việc với quyết tâm hoàn thành bản kế hoạch nghiên cứu thị trường cho dự án mới.
Vừa mở tài liệu lên được mười phút, chị đồng nghiệp bàn bên quay sang nhờ bạn sửa giúp định dạng của một tệp hợp đồng đang bị lỗi. Bạn mỉm cười gật đầu và dành ra hai mươi phút để xử lý. Vừa quay lại việc chính thì anh trưởng nhóm khác ghé qua, vỗ vai nhờ bạn thiết kế gấp một biểu ngữ nhỏ cho buổi sinh hoạt nội bộ vào buổi chiều. Bạn thấy việc không quá khó nên lại tiếp tục nhận lời.
Đến đầu giờ chiều, máy in của phòng ban kẹt giấy, đồng nghiệp lại gọi bạn. Rồi đến việc đặt đồ ăn nhẹ cho cuộc họp, kiểm tra số liệu vặt cho một phòng ban khác, và hướng dẫn một nhân viên thực tập mới sử dụng phần mềm.
Đến năm giờ chiều, khi mọi người xung quanh bắt đầu thu dọn đồ đạc ra về, bạn nhìn lại màn hình máy tính của mình: tài liệu kế hoạch quan trọng nhất của bạn vẫn chỉ mới viết được vài dòng dở dang. Bạn phải ở lại làm thêm giờ tới tám, chín giờ tối trong sự mệt mỏi rã rời, bụng đói meo và đầu óc đặc quánh. Bạn bận rộn suốt chín tiếng đồng hồ, nhưng khi tự hỏi hôm nay mình đã tạo ra được thành tựu chuyên môn nào thực sự có giá trị, bạn chỉ nhận lại một khoảng trống hoang mang.
Ảo tưởng về sự không thể thay thế và cái giá của sự dễ dãi
Rất nhiều người rơi vào cái bẫy này thường tự an ủi bằng một ảo tưởng ngọt ngào: “Mình làm nhiều việc thế này thì phòng ban làm sao sống thiếu mình được? Mình là linh hồn hỗ trợ cho cả tập thể”.
Thế nhưng, đây là một trong những ngộ nhận đau đớn nhất trong môi trường nghề nghiệp. Sự thật tàn nhẫn là: người việc gì cũng làm một chút thường là người dễ bị thay thế nhất.
Trong quản trị tổ chức hiện đại, sự tháo vát việc vặt chỉ có giá trị hỗ trợ ngắn hạn, chứ không bao giờ tạo nên trọng lượng chiến lược của một nhân sự. Khi công ty cần bổ nhiệm một vị trí quản lý hoặc trao quyền dẫn dắt một dự án mũi nhọn, người ta sẽ tìm kiếm một chuyên gia có năng lực chuyên môn vượt trội và khả năng tư duy chiến lược sâu sắc, chứ không ai chọn một người sửa máy in giỏi hay một người làm slide hỗ trợ nhiệt tình.
Nguy hiểm hơn, khi doanh nghiệp rơi vào giai đoạn khó khăn và buộc phải tinh gọn bộ máy, những người đảm nhận công việc sự vụ hỗ trợ thường là nhóm đầu tiên phải đối mặt với nguy cơ bị cắt giảm. Lý do rất đơn giản: giá trị đóng góp của bạn quá phân tán, không thể đo lường trực tiếp bằng các chỉ số kinh doanh then chốt, và bất kỳ ai mới vào cũng có thể thay thế những việc lặt vặt đó chỉ sau vài ngày hướng dẫn.
Cái giá lớn nhất của sự dễ dãi không chỉ là sự kiệt sức về mặt thể chất, mà là sự tụt hậu nghiêm trọng về mặt năng lực cốt lõi. Trong khi bạn tiêu tốn hàng nghìn giờ quý báu để dọn dẹp các sự vụ của người khác, những người đồng nghiệp biết bảo vệ ranh giới đã kịp mài sắc kỹ năng chuyên môn của họ, tích lũy các dự án lớn, và bỏ xa bạn trên nấc thang sự nghiệp.
Quy luật mũi nhọn và tại sao tổ chức chỉ trả giá cao cho sự độc bản
Tại sao một bác sĩ chuyên khoa phẫu thuật tim mạch lại có thu nhập và sự tôn trọng cao hơn rất nhiều so với một người biết sơ cứu tổng quát nhiều thứ? Tại sao một kỹ sư giải quyết được bài toán hóc búa về kiến trúc hệ thống lại được săn đón hơn một người biết cài đặt phần mềm dạo?
Câu trả lời nằm ở quy luật mũi nhọn trong kinh tế học và tâm lý học tổ chức: thị trường lao động chỉ trả giá cao cho những năng lực hiếm có và khó thay thế.
Có một mô hình phát triển năng lực rất nổi tiếng gọi là mô hình nhân sự chữ T. Chữ T bao gồm hai phần: thanh ngang đại diện cho sự hiểu biết rộng về các lĩnh vực liên quan để có thể giao tiếp và phối hợp với người khác, còn thanh dọc đại diện cho chiều sâu chuyên môn xuất sắc trong một lĩnh vực cụ thể.
Sai lầm của những người làm việc gì cũng tới tay là họ biến mình thành một chữ T nằm bẹp dí: thanh ngang kéo dài vô tận nhưng thanh dọc thì hoàn toàn không có độ sâu. Bạn biết mười thứ khác nhau, nhưng mỗi thứ bạn chỉ chạm tới mức ba điểm hoặc bốn điểm. Khi gặp một bài toán phức tạp đòi hỏi năng lực ở mức chín điểm hoặc mười điểm, bạn hoàn toàn bất lực.
Bên cạnh đó, trong tâm lý học giao tiếp công sở, sự dễ dãi không bao giờ sinh ra sự tôn trọng thực chất. Con người có một khuynh hướng vô thức rất đáng buồn: họ sẽ xem sự giúp đỡ nhiệt tình liên tục của bạn như một lẽ đương nhiên. Ngày nào bạn cũng nhận lời giúp, người ta coi đó là bổn phận của bạn. Đến một ngày bạn quá bận rộn và buộc phải từ chối, người ta sẽ lập tức khó chịu và cho rằng bạn khó tính. Bạn trở thành nạn nhân của chính sự tử tế không có ranh giới của mình.
Giao thức ba bước để rút chân khỏi việc vặt và dựng lại ranh giới
Để thoát khỏi chiếc bẫy của một người giúp việc công sở và lấy lại quyền kiểm soát sự nghiệp, bạn không cần phải trở thành một kẻ ích kỷ hay gây hấn với mọi người. Bạn chỉ cần một giao thức ứng xử chuyên nghiệp, thấu cảm nhưng cương quyết để thiết lập lại trật tự làm việc.
Dưới đây là lộ trình ba bước giúp bạn từng bước thu hẹp những công việc sự vụ để dồn toàn lực cho mũi nhọn chuyên môn:
Bước 1: Kiểm kê thời gian và phân loại giá trị công việc
Trước khi có thể từ chối người khác, bạn phải thành thật nhìn nhận lại chính mình. Hãy dành ra đúng năm ngày làm việc liên tục để ghi chép lại mọi việc bạn làm trong ngày, chi tiết tới từng khoảng thời gian ba mươi phút.
Cuối tuần, hãy phân loại toàn bộ các đầu việc đó vào hai nhóm rạch ròi:
- Nhóm một là công việc tạo ra giá trị cao: Những việc trực tiếp nằm trong bản mô tả công việc của bạn, gắn liền với mục tiêu đánh giá năng lực của sếp, và đòi hỏi tư duy chuyên môn sâu.
- Nhóm hai là công việc sự vụ giá trị thấp: Những lời nhờ vả hỗ trợ, việc hành chính lặt vặt, sửa lỗi hộ người khác, hoặc những việc mà ai cũng có thể làm được.
Nếu tỷ lệ thời gian bạn dành cho nhóm hai vượt quá ba mươi phần trăm tổng quỹ thời gian làm việc, bạn đang ở trong vùng nguy hiểm. Con số này chính là bằng chứng xác thực nhất để bạn thức tỉnh và bắt đầu hành động.
Bước 2: Dùng chiếc gương ưu tiên để từ chối khéo léo
Lý do lớn nhất khiến chúng ta ngại từ chối là nỗi sợ đối đầu trực tiếp. Chúng ta sợ khi nói từ không, đối phương sẽ nghĩ rằng mình lười biếng hoặc không có tinh thần đồng đội.
Một kỹ thuật giao tiếp kinh điển trong quản trị là sử dụng chiếc gương ưu tiên. Khi một đồng nghiệp hoặc thậm chí là một người quản lý khác đến nhờ bạn làm một việc sự vụ ngoài phạm vi trách nhiệm, đừng trả lời có hoặc không ngay lập tức. Thay vào đó, hãy đặt việc họ nhờ lên bàn cân với công việc quan trọng nhất mà bạn đang phụ trách.
Bạn có thể nói một cách điềm tĩnh và nhã nhặn: “Hiện tại em đang phải hoàn thành báo cáo tài chính cho anh trưởng phòng trước bốn giờ chiều hôm nay theo đúng chỉ đạo. Nếu em nhận làm việc này giúp anh, báo cáo của anh trưởng phòng chắc chắn sẽ bị trễ hạn. Anh có thể trao đổi với anh trưởng phòng để thống nhất xem em nên ưu tiên việc nào trước được không?”.
Bằng cách này, bạn không hề từ chối vì lý do cá nhân, mà bạn đang bảo vệ lợi ích chung của tổ chức. Người nhờ vả sẽ tự động hiểu rằng thời gian của bạn có giá trị, và họ sẽ không thể tùy tiện đùn đẩy việc vặt cho bạn nữa.
Bước 3: Rèn giũa một mũi nhọn độc bản trong sáu tháng
Sau khi đã giải phóng được ít nhất một đến hai tiếng mỗi ngày khỏi các công việc sự vụ vô nghĩa, điều tối quan trọng là bạn phải dùng quỹ thời gian đó để đào sâu vào thanh dọc chuyên môn của mình.
Hãy tự hỏi: Trong lĩnh vực chuyên môn của bạn, đâu là kỹ năng mà nếu bạn thành thạo ở mức chín điểm, nó sẽ tạo ra giá trị vượt trội cho toàn bộ phòng ban? Đó có thể là kỹ năng phân tích dữ liệu chuyên sâu, kỹ năng viết bài thuyết phục khách hàng khó tính, hoặc kỹ năng đàm phán hợp đồng phức tạp.
Hãy dành trọn vẹn sự tập trung trong sáu tháng liên tục để nâng cấp kỹ năng mũi nhọn đó thông qua việc học hỏi nghiêm túc và chủ động nhận các dự án khó. Khi bạn đã chứng minh được năng lực vượt trội trong một lĩnh vực then chốt, vị thế của bạn trong mắt tập thể sẽ thay đổi hoàn toàn: bạn sẽ được công nhận và tôn trọng như một chuyên gia thực thụ, và không một ai dám biến một chuyên gia thành chân chạy việc vặt nữa.
Góc phản tư cùng gnolirt
Hãy dành một vài phút ngồi lại trong không gian yên tĩnh và tự vấn chính mình:
- Trong một tuần làm việc vừa qua, có bao nhiêu phần trăm thời gian bạn đã dành để giải quyết những việc không tên của người khác?
- Đâu là nỗi sợ sâu kín nhất khiến bạn không dám từ chối những lời nhờ vả: sợ bị người khác ghét, sợ bị cô lập, hay vì bạn chưa tự tin vào năng lực chuyên môn chính của mình?
- Nếu phải chọn đúng một kỹ năng mũi nhọn để mài sắc trong sáu tháng tới nhằm xây dựng vị thế không thể thay thế, bạn sẽ chọn kỹ năng nào?